Особливості співпраці кадрової служби з іншими підрозділами підприємства

Вступ

Будь-яка сучасна виробнича організація є складною соціотехнічною системою, у якій чітко виділяються матеріально-речовий і людський фактори розвитку виробництва. Підвищення ролі соціальної складової виробництва обумовило якісні зміни систем управління та знайшло відображення в нових формах і методах роботи з персоналом.

В умовах ринкового господарювання персоналу організації притаманний високий динамізм розвитку. Він проявляється не тільки в прискоренні процесу оновлення професійних знань, навичок, але й у постійному зростанні ролі професійно важливих ділових якостей працівників. Освіта, кваліфікація та рівень розвитку професійних здібностей є нині основними якісними характеристиками персоналу. На практиці ці характеристики не завжди відповідають потребам та вимогам виробництва. Отже, для формування конкурентоспроможного кадрового потенціалу необхідно постійно проводити заходи щодо вдосконалення розроблення та реалізації кадрової політики, підвищення ефективності діяльності кадрових служб на підприємстві.

За останнє десятиріччя вчені відзначають суттєві зміни в статусному рівні та сфері функціональних обов’язків кадрових служб. Щоб забезпечити ефективну діяльність, сучасна організація має визначити три ключових завдання: по-перше, вибрати сферу діяльності; по-друге, підібрати необхідних фахівців; по-третє, організувати їхню роботу з максимальною ефективністю. Як бачимо, два останніх напрями роботи безпосередньо пов’язані з функціонуванням кадрової служби на підприємстві. Отже, можна стверджувати, що кадрова служба підприємства, порівняно з іншими структурними підрозділами, набуває першочергового значення в діяльності організації, оскільки від помилок під час підбору персоналу багато в чому залежить доля самої організації.

Особливості співпраці кадрової служби з іншими підрозділами підприємства

Будь-яка організація складається з підрозділів, зайнятих основною діяльністю, і підрозділів, які забезпечують нормальну роботу організації. Підрозділи першого типу і їх керівники називаються лінійними, а підрозділи другого – функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення цілей підприємства і, природно, уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси виробництва, в тому числі і персонал.

Роль функціональних служб зводиться до підтримки діяльності лінійних підрозділів і надання їм рекомендацій для ефективного використання ресурсів.

Кадрова служба підприємства є функціональним підрозділом і являє собою сукупність спеціалізованих структурних підрозділів в галузі управління підприємством разом із залученими в них посадовими особами (керівники, спеціалісти, виконавці), які покликані управляти персоналом організації в межах обраної кадрової політики. Працівники кадрової служби прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками відповідних підрозділів. Кадрова служба лише покликана створювати загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприятимуть реалізації трудового потенціалу кожного працівника, і здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов’язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін – експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднується з розумінням та специфікою організації і безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів кадрової служби та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками, і в даний час із простих кадрових служб, які займалися тільки веденням обліку та оформленням документів, перетворилися у багато профільні служби персоналу, основними завданнями яких на сучасному етапі є:

- організаційне і методичне забезпечення розвитку самоврядування, демократичних форм розгляду і висунення кандидатур на керівні посади, проведення конкурсів на заміщення вакантних посад, вивчення громадської думки про діяльність керівників;

- прогнозування та визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення, уточнення потреб у підготовці спеціалістів за прямими зв’язками з навчальними закладами; розробка і реалізація заходів формування трудового колективу;

- планування та регулювання професійного й кваліфікаційного розвитку персоналу, процесів його вивільнення і переміщення;

- організаційно-методичне забезпечення професійного, економічного навчання, підготовки і перепідготовки кадрів, планування цієї роботи з врахуванням потреб виробництва, направлення працівників у різні навчальні заклади та передові підприємства, на стажування; навчання керівників нижчого рівня вмінню працювати з підлеглими;

- вивчення професійних, ділових, особистих якостей працівників на основі атестації, соціологічних дослідів; розробка рекомендацій щодо їх раціонального використання відповідно до здібностей і потреб організації;

- організація роботи з професійної орієнтації молоді, адаптація молодих спеціалістів, вивчення причин плинності кадрів, динаміки змін у трудовому колективі, розробка заходів стабілізації та удосконалення соціальної і демографічної структури персоналу;

- ефективне використання всіх форм матеріального і морального стимулювання працівників відповідно до їх трудової діяльності й соціальної активності.

Також організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду таких завдань, як: чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення кадрового діловодства, шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів; визначення критеріїв оцінки праці співробітників, та їх навантаження; підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби; раціональна організація робочих місць персоналу, зокрема забезпечення їх персональними ЕОМ тощо.

Досвід провідних іноземних компаній свідчить про те, що діяльність кадрових служб не обмежується вирішенням тільки адміністративно-управлінських питань прийому, обліку та звільнення працівників. Так, кадрові служби поряд із виконанням звичайних функцій мають відповідати за розробку ключових для організації програм, що є визначальними джерелами успіху її кадрової політики в цілому, зокрема за рахунок щорічних опитувань суспільної думки, проведення днів відкритих дверей, розвитку гласності всередині підприємства. Зокрема остання програма гарантує кожному працівникові підприємства можливість безпосереднього спілкування з вищим керівництвом.

Організаційна структура та чисельність персоналу кадрової служби залежить від специфіки та масштабів діяльності організації і визначається переліком наданих функціональних обов’язків. На рис. 1. зазначено перелік відділів (секторів, груп), які можуть входити до структури кадрової служби та визначено конкретні функціональні обов’язки кожного з них.

В організаціях з невеликим трудовим колективом підрозділ з управління персоналом (кадрова служба) може взагалі не створюватись, а питаннями роботи з кадрами опікується або перший керівник, або вповноважена ним особа.

Нові кадрові служби створюються, як правило, на базі традиційних служб: відділу кадрів, відділу організації праці та заробітної плати, відділу охорони праці і техніки безпеки.

Завданням нових кадрових служб є реалізація кадрової політики і координації дій з питань управління персоналом в організації. До функцій даного відділу входить: розробка систем стимулювання трудової діяльності, управління професійним розвитком персоналу, запобігання конфліктів, вивчення ринку праці.

Структура кадрових служб визначається характером і розмірами організації, обсягом та асортиментом випуску продукції. В малих і середніх організаціях функції кадрових служб виконують переважно лінійні керівники, а у великих – формуються самостійні структурні підрозділи по реалізації функцій управління персоналом.

Кадрові служби набувають все нових функцій на підприємстві під впливом взаємодії таких факторів, як ринкові відносини, приватна власність, швидка зміна законодавства та зміна ціннісних орієнтацій людей.

Виділяють такі основні функції роботи кадрових служб на підприємстві:

- формування оптимального управлінського апарату, визначення перспективної і поточної потреби в менеджерах;

- контролінг персоналу, завданням якого є вивчення впливу існуючого розміщення працівників на робочих місцях за результатами роботи підприємства, аналіз соціальної та економічної ефективності тих чи інших методів управління персоналом; координація планування персоналу з плануванням в інших сферах діяльності підприємства; створення інформаційної бази з питань персоналу;

- кадровий маркетинг, завдання якого – вивчення внутрішнього і зовнішнього ринків праці та його сегментів; аналіз очікувань працівників з питань переміщення по службі; розповсюдження в межах організації інформації з питань потреб у кадрах, можливостей підвищення чи зміни своєї спеціальності; пошук і залучення на роботу потрібних спеціалістів. Великі підприємства проводять маркетинг персоналу самостійно, а малі та середні користуються послугами посередницьких фірм з підбору кадрів або лізингових компаній;

- проведення моніторингу – це постійне спеціальне спостереження за якісним станом кадрів, їх динамікою, балансом персоналу, рівнем стимулювання, задоволення роботою, процесами навчання, переміщення на службі, станом трудової дисципліни та травматизмом;

- кадровий консалтинг – розробка рекомендацій ефективної кадрової роботи, наприклад, визначають потребу в різних категоріях персоналу, шляхи підвищення його кваліфікації, конкретні вигоди від різних форм; виявляють вплив кваліфікації на ефективність роботи підприємства; виявляють професійно важливі якості, якими повинні володіти працівники для здійснення певних управлінських функцій;

- організація соціального партнерства, тобто узгодження дій адміністрації, трудового колективу і профспілок, спрямованих на соціальну стабільність.

Кількість працівників кадрової служби залежить від цілого ряду факторів: розміру підприємства, виду його основної діяльності, специфіки завдань, традицій, фінансового стану, стадії життєвого циклу тощо. За даними зарубіжного досвіду і оцінками спеціалістів, загальна кількість працівників кадрової служби складає приблизно 1,0 – 1,2% від загальної чисельності працівників організації. В малих підприємствах кадровими питаннями переймається керівник, в середніх і відносно малих – спеціальні підрозділи.

В даний час основними напрямками діяльності кадрових служб на підприємстві є:

- забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування й ефективного використання кадрового потенціалу на основі управління всіма компонентами людського фактора: від трудової підготовки і профорієнтації молоді до піклування про ветеранів праці;

- широке впровадження активних методів пошуку і цілеспрямованої підготовки потрібних підприємству і галузі працівників. Основною формулою залучення працівників повинні стати договори з начальними закладами. Актуальною є випереджаюча підготовка робітників і спеціалістів для освоєння нової техніки і технології в галузях народного господарства, що вимагає від кадрових служб удосконалення планування підготовки кадрів;

- планомірна робота з управлінським персоналом, з резервом для заміщення, висунення, яке повинно ґрунтуватися на таких організаційних формах, як планування ділової кар’єри, підготовка кандидатів на заміщення посад за індивідуальними планами, ротаційні переміщення керівників і спеціалістів, навчання на спеціальних курсах і стажування на відповідних посадах;

- активізація діяльності по стабілізації трудових колективів, підвищення трудової і соціальної активності працівників на основі удосконалення соціально-культурних і морально-психологічних стимулів;

- забезпечення соціальних гарантій у сфері зайнятості, що вимагає від працівників кадрової служби дотримання порядку працевлаштування і перенавчання працівників, які вивільняються, надання їм встановлених пільг і компенсацій;

- перехід від переважно адміністративно-командних методів управління кадрів до демократичних форм оцінки, підбору та розміщення, широкої гласності в кадровій роботі;

- оновлення науково-методичного забезпечення кадрової роботи і матеріально-технічної інформаційної бази. Доцільно використовувати типову програму «АСУ –кадри».

В умовах ринкової економіки настає новий етап у розвитку кадрових служб з якісно новими функціями і завданнями.

Таким чином, суть роботи кадрової служби полягає у визначенні, що конкретно, ким, як і за допомогою чого будуть вирішуватись питання кадрової політики. Вирішення цих завдань ґрунтується на основних методах управління. Об’єктом кадрової роботи є персонал як такий, а її суб’єкти – працівники, посадові особи й організаційні структури, які відповідають за роботу з кадрами і повинні забезпечити:

- максимальне використання потенціалу досвідчених спеціалістів, навчання і висунення для їх заміни тільки тих молодих працівників, які уже здатні високопрофесійно працювати в ринкових умовах;

- виявлення тих, які гальмують розвиток підприємства;

- висунення на керівні посади власних працівників, а не зі сторони;

- розвиток здібностей працівників;

- задоволення потреб колективу;

- піклування про своїх працівників.

Так, кадрова служба у виробничому середовищі організа­ції взаємодіє з усіма структурними підрозділами.

Наприклад, кадрова служба підприємства спільно з планово-економічним відділом:

1. Розробляє перспективні й поточні плани комплектування підприємства персоналом усіх професій і кваліфікацій.

2. Розраховує потреби в усіх категоріях персоналу з ураху­ванням змін складу працюючих при впровадженні нової техніки та технологій, механізації та автоматизації виробничих процесів, а також у зв'язку із введенням нових потужностей або підрозді­лів.

3. Складає кошторисно-фінансові розрахунки на організацію прийняття персоналу та молодих спеціалістів.

4. Готує розрахунки та пропозиції керівнику щодо плинності персоналу, стану трудової дисципліни.

5. Складає розділи звітності для органів статистики про наяв­ність працюючих, плинність персоналу, потребу в ньому.

6. Готує пропозиції керівництву щодо коригування всіх зга­даних планів у зв'язку із зменшенням або збільшенням обсягів виробництва а також з інших причин.

Разом із відділом організації праці та соціального захисту:

1. Вивчає та аналізує втрати робочого часу (хвороба, простої, відпустки з дозволу адміністрації, прогули та ін.), розробляє про­ позиції щодо поліпшення умов праці, закріплення персоналу на підприємстві.

2. Готує матеріали для керівництва про заохочення, винагоро­ди, стягнення за підсумками роботи за місяць, квартал, рік.

3. Організовує дослідження професійного, освітнього, скла­ду працюючих за віком і статтю з метою поліпшення умов та продуктивності праці, удосконалення різних видів робіт з пер­соналом.

4. Розробляє форми морального та матеріального стимулю­вання і подає ці пропозиції керівництву підприємства на роз­гляд.

5. Перевіряє стан трудової дисципліни та розробляє заходи щодо її зміцнення.

6. Здійснює контроль за станом умов праці на підприємстві. Спільно з керівниками структурних підрозділів:

1. Узгоджує питання прийому, звільнення та переміщення працівників підприємства.

2. Готує проекти пропозицій керівництву щодо складу атестаційних та кваліфікаційних комісій, порядку їх роботи, оформлен­ня матеріалів для заохочення, винагород за високі показники у праці.

3. Виконує організаційну роботу щодо створення резерву пер­соналу на висування, вивчення ділових та особистісних власти­востей працівників списку резерву.

4. Організовує роботу щодо добору молодих працівників для навчання у вищих навчальних закладах.

5. Бере активну участь у розробці та здійсненні заходів щодо виховання працівників.

Спільно з бухгалтерією підприємства:

1. Організовує та контролює виконання кошторисно-фі­нансового плану витрат на всі види робіт з персоналом, доку­ментальне оформлення прийому, переведення, відпусток, звіль­нень.

Разом із юрисконсультом організовує та здійснює контроль за дотриманням трудового законодавства, виконання наказів, вказі­вок і рішень з питань роботи з персоналом.

У зовнішньому середовищі служба кадрів щодо роботи з персоналом взаємодіє з різними державними та недержавними органами (див. рис. 2).

Рис. 2. Взаємодія кадрової служби підприємства із зовнішнім середовищем

До державних формувань належать органи з праці та соціаль­них питань, центри зайнятості населення. Координування діяль­ності кадрових питань в Україні покладено на міністерство праці і соціальних питань. Воно виконує такі функції в галузі кадрової роботи:

1) визначає реальні потреби у спеціалістах з урахуванням роз­ витку продуктивних сил і перспективних напрямів науково-технічного прогресу, забезпечує контроль за їх ефективним вико­ристанням;

2) забезпечує реалізацію громадянами прав на працю;

3) створює з органами освіти ефективну систему навчання та безперервного підвищення кваліфікації усіх працівників;

4) здійснює методичну роботу з атестації кадрів у галузях на­родного господарства.

Державна служба зайнятості населення:

1) аналізує та прогнозує попит та пропозицію на робочу силу, інформує про стан на ринку праці;

2) здійснює облік вільних робочих місць і громадян, які звер­таються з питаннями працевлаштування;

3) консультує з приводу можливостей одержання роботи;

4) надає допомогу громадянам у виборі роботи;

5) організовує професійне навчання, перенавчання, підвищен­ня кваліфікації громадян;

6) надає послуги щодо працевлаштування, професійного оріє­нтування непрацюючим громадянам та звільненим працівникам;

7) забезпечує реєстрацію безробітних і надає їм допомогу, включаючи виплату грошової допомоги;

8) сприяє підприємствам, об'єднанням, установам у вирішенні проблем щодо забезпечення зайнятості населення.

До громадських формувань належать профспілкові органи. Вони контролюють дотримання адміністрацією підприємств прав громадян у частині їх найму, переведення, звільнення, забезпе­чення прийнятних умов праці та побуту, надання відпусток, різ­них пільг і компенсацій та ін.

Служби щодо роботи з персоналом інших підприємств, об'єднань і установ здійснюють:

1) прогнозування, визначення перспективної й поточної по­ треби у персоналі і джерел її задоволення, розробка та реалізація заходів щодо поповнення трудового колективу;

2) планування та регулювання цілеспрямованого просування та професійно-кваліфікаційного зростання персоналу, процесів його вивільнення та перерозподілу;

3) організаційно-методичне забезпечення професійного на­вчання, підготовка та перепідготовка персоналу, планування цієї роботи з урахуванням потреби виробництва, направлення пра­цівників на навчання до різних навчальних закладів та стажуван­ня на провідних підприємствах, навчання керівників різного рів­ня передовим методам, формам роботи з персоналом;

4) вивчення ділових та особистісних властивостей працівників на базі атестування, широкого використання психологічних до­сліджень, розробка рекомендацій щодо раціонального викорис­тання персоналу відповідно до його здібностей, а також перемі­щення та зарахування до резерву на висування;

5) організація на прийняття на роботу, переведення, звільнен­ня та відпусток особового складу персоналу;

6) оформлення, зберігання та видача трудових книжок, своє­часне занесення до них необхідних;

7) підготовка та видача довідок на запити працівників про дій­сну та минулу трудову діяльність, а також відгуків та характери­стик на робітників та службовців на запити організацій;

8) підготовка та складання звітності по персоналу;

9) облік військовозобов'язаних;

10)працевлаштування звільнених працівників у випадках, передбачених законодавством;

11)організація роботи щодо професійного орієнтування моло­ді, адаптація молодих спеціалістів і робітників на підприємстві, розвиток наставництва;

12)розробка заходів щодо поліпшення морально-психологічно­го клімату у колективі та ін.

Служби соціального розвитку виконують такі функції з оптимізації управління персоналом:

- аналіз рівня соціального розвитку трудових колективів;

- соціологічні та соціально-психологічні дослідження на під­приємстві;

- вивчення причин плинності персоналу, забезпечення профе­сійного та посадового просування персоналу з урахуванням інди­відуально-психологічних особливостей працівників, участь у фо­рмуванні резерву керівників;

- розробка та впровадження заходів щодо підвищення задо­воленості від роботи, виховання професійної та посадової гід­ності;

- розробка спеціальних заходів щодо підвищення трудової та виробничої дисципліни, визначення найбільш ефективних форм і методів морального та матеріального стимулювання працівників.

Таким чином, служба управління персоналом застосовує комплексний підхід: інтегрує функції управління на єдиному організаційному ґрунті, використовує різні види, форми та ме­тода роботи, спрямовані на підвищення продуктивності та яко­сті праці.

Ставка на професіоналізм і компетентність завжди перспективна, бо кадри – це капітал. А реалізація ефективної діяльності кадрової служби в межах роботи підприємства у сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом та іншими функціональними підрозділами підприємства. Головне завдання кадрових служб має полягати у формуванні такого кадрового складу, який би забезпечив максимальну продуктивність праці в досягненні поставлених загальнокорпоративних цілей.

Висновки

Отже, існування кадрових служб на підприємстві є нагальною необхідністю. Проте є ціла низка проблем щодо ефективності функціонування кадрових служб на підприємстві. Так, вони часто не відповідають новим вимогам сучасного виробництва, тим самим обмежуючи власну діяльність щодо вирішення питань з наймання та звільнення працівників, оформленням кадрової документації. На багатьох підприємствах не проводиться системна робота з персоналом, яка передбачала б науково обґрунтоване вивчення професійних здібностей працівників, планування їхнього кар’єрного просування, розроблення перспективних програм соціально-економічного розвитку трудового колективу. Не завжди відповідають вимогам реалізації активної кадрової політики й структура кадрових служб та професійно-кваліфікаційний рівень менеджерів з кадрів.

У зв’язку з цим удосконалення діяльності кадрових служб за сучасних умов має передбачати такі напрямки роботи:

1. Забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування та ефективного використання кадрового потенціалу підприємства.

2. Перехід від адміністративно-паперових методів управління кадрами до науково обґрунтованих процедур підбору, оцінки та розподілу кадрів, що потребує від фахівців кадрових служб знань та навичок психологічного тестування, соціологічного дослідження та інших сучасних технологій.

3. Широке впровадження прогресивних методів підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації персоналу. У сучасних умовах досить актуальною є проблема випереджальної підготовки робітників та спеціалістів для освоєння нової техніки і технології, що вимагає від кадрових служб розробки перспективних планів формування трудового колективу.

4. Організацію системної роботи з керівними кадрами, яка має базуватись на таких організаційних формах, як планування ділової кар’єри, ротаційне пересування керівників, навчання на курсах підвищення кваліфікації, стажування на провідних підприємствах.

5. Забезпечення стабільності трудового колективу, підвищення трудової та соціальної активності працівників на основі вдосконалення матеріальних, соціально-культурних та етично-психологічних стимулів.

6. Забезпечення соціальних гарантій у сфері зайнятості через кваліфіковане додержання фахівцями кадрових служб порядку працевлаштування та перенавчання вивільнених працівників, надання їм гарантованих законодавством пільг та компенсацій.

Реалізація цих напрямів удосконалення управління персоналом має бути пов’язана з оновленням науково-методичного, матеріально-технічного та інформаційного забезпечення кадрової роботи, постійним зростанням рівня освіти, кваліфікації та авторитету працівників кадрових служб.

Список використаних джерел

1. Крушельницька О.В., Мельничук Д.П. Управління персоналом: Навчальний посібник. – К., «Кондор». – 2003. – 296 с.

2. Менеджмент персоналу: навчальний посібник / В. М. Канюк, В.М. Петюх, С.О. Цимбалюк та ін. За заг. редакцією В.М. Данюка, В.М. Петюха. – К.: КНЕУ, 2005. – 398 с.

3. Мурашко М. І. Менеджмент персоналу. Навчально-практичний посібник. – К.: Товариство «Знання», КОО, 2002. – 311 с.

4. Управління персоналом: Навч. посіб. для ВНЗ / М. Д. Виноградський, С. В. Бєляєва, А. М. Виноградська та ін. – К.: ЦНЛ, 2006. – 504 с.

5. www.management.com.ua